Dans les coulisses de l'audit

Pionnier de la certification en agriculture biologique dès 1991, Ecocert est aujourd’hui reconnu plus globalement pour son service de certification en pratiques durables dans de nombreux domaines d’activités (agriculture, cosmétique, textile, bois, etc.).

Durant le processus de certification, nos équipes évaluent et s’assurent de la conformité des activités de nos clients par rapport à des cahiers des charges (labels). Pour en savoir plus, quelques questions à Alizée, notre Responsable Audit Groupe !

Bonjour Alizée, peux-tu nous expliquer le processus de certification en Agriculture Biologique ?

« Bien sûr ! La certification est une démarche volontaire, qui vient directement du producteur ou de l’entreprise. Il faut savoir que c’est un processus exigeant, strict et impartial permettant de valoriser de bonnes pratiques auprès des consommateurs.»

Pour l‘entreprise, un bon audit permet aussi de prendre conscience de ses points faibles et de s’améliorer, de gérer ses risques.

Plusieurs personnes sont impliquées dans le processus de certification, qui comprend différentes étapes. :

• 1ère étape : La contractualisation 

Pour pouvoir obtenir une certification, le client doit s’engager de manière contractuelle avec Ecocert. Un chargé de développement commercial échange avec le prospect pour comprendre son activité, sa demande et établir un devis. Une fois accepté, ce dernier rejoint officiellement la communauté d’Ecocert !

• 2ème étape : L’audit

Si c’est la première fois pour le client, nous réalisons un audit initial. C’est un audit approfondi, lors duquel l’auditeur se renseigne en détail sur l’activité et vérifie la conformité des pratiques par rapport au cahier des charges du label choisi.

La préparation est primordiale. Il doit, avant de se rendre sur place, collecter des informations sur l’opérateur (domaine d’activité, cadre de l’audit, points de vigilance…) grâce à un ensemble de documents et de sources externes. Un bon auditeur connait parfaitement l’activité des clients chez qui il se rend, il leur apporte de la valeur, au-delà de la simple évaluation de conformité.

Les points de vérifications lors de l’audit sont variés, selon le profil du client : les parcelles de culture, d’élevage, les intrants, les systèmes de transformation, les lieux de stockage, les matières premières, les recettes de produits, les documents administratifs et commerciaux, les étiquettes …  

L’auditeur se rend donc sur le terrain pour vérifier concrètement les bonnes pratiques mises en place par le client. En général, mais cela varie selon les labels, un audit a ensuite lieu chaque année.

A savoir ! L’ensemble des auditeurs Ecocert sont formés de façon approfondie. Avant tout, ils sont formés sur leur métier : savoir poser des questions, investiguer, assurer le contact et suivi avec le client, mais aussi sur les exigences du label qu’ils seront amenés à auditer. C’est donc à la fois une formation sur le métier mais aussi sur un domaine d’expertise spécifique (agriculture, agroalimentaire, cosmétique, textile, etc. )

• 3ème etape : la revue et la décision 

Après la réalisation de l’audit, le chargé de décision revoit toutes les informations de l’audit et du rapport d’audit, vérifie si elles sont complètes et conformes. Sur la base des critères du règlement ou du label, et grâce à l’ensemble des indications fournies par l’auditeur, le Chargé de décision décide d’émettre le certificat ou non.

Enfin, le Chargé de relation clients a un rôle de coordinateur entre toutes les parties prenantes et le client lui-même. Il fait le lien et répond aux différentes requêtes :

Demande de certification pour d’autres produits, étiquetage, suivi des actions correctives à mettre en place…

L’audit est-il effectué une seule fois ?

Non, le processus de certification est un cycle. Dans la plupart des cas ; une fois la certification obtenue par le client, un renouvellement annuel est planifié. Chaque année, le processus de certification et de décision est donc renouvelé.

L’audit de renouvellement peut aussi être complété par des actions complémentaires, dites de surveillance. Pour garantir la conformité du client au long cours et pas seulement le jour de leur audit prévu, (pour lequel ils ont le temps de se préparer), Ecocert peut réaliser des audits inopinés.

Afin d’appréhender les risques, des prélèvements peuvent également être effectués sur les cultures ou les produits. Par exemple, si des clients manipulent des produits en tension avec une disponibilité limité ou un risque accru, ou ont déjà reçu des non-conformités, il peut y avoir un renforcement des contrôles.

Plusieurs faisceaux d’indices, amènent un organisme de certification à la surveillance accrue, ou à la mise en place d’audits additionnels.

Tu as parlé de non-conformité, peux-tu nous en dire plus ?

L’auditeur est en effet chargé de vérifier des exigences vis-à-vis d’un cahier des charges. Le client peut avoir des pratiques irréprochables, ou avoir des non-conformités par rapport à des exigences, plus ou moins importantes. Cela impactera la décision finale de délivrer ou non la certification au client, au regard de l’ensemble de ses pratiques.

Comment sont traités les prélèvements et comment sont-ils analysés ?

L’aspect réglementaire est très important. Par exemple, la réglementation Biologique Européenne a des exigences très précises qui s’appliquent à tous. Tout opérateur engagé doit prendre les mesures de précaution suffisantes pour que les produits bios ne soient pas contaminés par des substances non autorisées.

C’est pour cette raison qu’un plan de prélèvement annuel est prévu par Ecocert, il est établi en fonction des données de l’année précédente (historique de fraude, recommandation nationale, activité jugée à risque…) mais également de l’opérateur et de l’audit terrain.

Lorsqu’un prélèvement est effectué, nous l’envoyons à un laboratoire partenaire accrédité et agréé par notre autorité française (INAO). Le laboratoire nous envoie ensuite les résultats, et ce sont nos Chargés d’analyses qui vont prendre en main l’investigation, en discuter avec le client. Le service Analyses dispose des compétences pour interpréter les résultats mais aussi pour mettre en lien les diverses informations sur le dossier en question (rapport d’audit, échanges avec l’auditeur, échanges avec le chargé de certification). Le résultat de l’analyse n’est pas une fin en soit, il vient compléter une vision globale et doit s’accompagner de multiples discussions pour déterminer s’il y a effectivement une mauvaise gestion dans la production biologique.

Pour terminer, as-tu un chiffre clé à nous partager ?

Comme vous avez pu le voir, le processus de certification est une étape rigoureuse et exigeante, ou la conformité d’un produit ou d’un service est évalué de manière impartiale, selon des exigences strictes spécifiées dans un cahier des charges, d’un référentiel établi. C’est ce qui nous définit en tant qu’organisme certificateur : notre compétence, indépendance et impartialité lors de nos audits dits tierce partie.

« Nous valorisons depuis plus de 32 ans les entreprises qui s’engagent vers la durabilité. Il faut savoir qu’Ecocert c’est 300 000 audits par an, et 1 200 auditeurs à travers le monde ! »

En bonus, re-découvrez notre vidéo sur les coulisses de l’audit  !